PRIVACYVERKLARING BUURTGENOOTJE Versie: 20 augustus 2026 Buurtgenootje is een product van K&M Online. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens K&M Online voor eigen doeleinden verwerkt via de website buurtgenootje.nl, bij contact en proefaanmeldingen en voor de veilige exploitatie van het platform. Voor de inhoudelijke bewonersgegevens in een omgeving van een VvE, vereniging of corporatie bepaalt die organisatie in beginsel waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. Die organisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke en K&M Online is haar verwerker. Bewoners vinden de daarbij horende informatie in de privacyverklaring van hun eigen vereniging of organisatie. 1. Wie is verantwoordelijk? --------------------------- K&M Online Handelsnaam product: Buurtgenootje Johan Kerkmeijerstraat 34 1624 PL Hoorn Nederland KvK-nummer: 77589165 Btw-identificatienummer: NL861056747B01 E-mail voor privacyvragen: info@buurtgenootje.nl Het bovenstaande e-mailadres is het vaste contactpunt voor privacyvragen. 2. Wanneer geldt deze verklaring? --------------------------------- Deze verklaring geldt voor persoonsgegevens die K&M Online als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt in verband met: - het bezoeken en beveiligen van buurtgenootje.nl; - het contactformulier en ander zakelijk contact; - het aanvragen, verifiëren en beheren van een proefomgeving; - klantadministratie, offertes, overeenkomsten, support en facturatie; - centrale login-, sessie- en beveiligingsvoorzieningen van Buurtgenootje; - technische feedback die een bestuur naar K&M Online doorstuurt; - het onderzoeken van e-mailbezorgproblemen, misbruik en storingen; - het aanbieden van de gedeelde demo-omgeving. Voor gegevens die uitsluitend in opdracht van een klant in diens besloten bewonersomgeving worden verwerkt, geldt de privacyverklaring van die klant. 3. Welke gegevens verwerken we en waarom? ----------------------------------------- 3.1 Bezoek aan de marketingsite Onze webserver kan bij een bezoek technische loggegevens verwerken, zoals het IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, HTTP-status, browserinformatie en referrer. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om de website beschikbaar en veilig te houden, misbruik te voorkomen en technische problemen te onderzoeken. We gebruiken Plausible Analytics om op geaggregeerd niveau te begrijpen welke pagina's worden bezocht en vanaf welke websites bezoekers komen. Plausible plaatst geen cookies en maakt geen profielen waarmee bezoekers over websites of dagen heen worden gevolgd. Bij ieder webverzoek ontvangt Plausible technisch een IP-adres en user-agent. Volgens de documentatie van Plausible worden deze niet op schijf opgeslagen; ze worden met een dagelijks wisselende sleutel verwerkt om alleen een dagtelling te kunnen maken. We ontvangen onder meer paginaweergaven, verwijzende pagina, land op hoofdlijnen en type apparaat of browser. We sturen via Plausible geen namen, e-mailadressen of formulierinhoud. 3.2 Contactformulier en correspondentie Als je contact opneemt, verwerken we je naam, e-mailadres, eventueel de naam van je vereniging of organisatie, de inhoud van je bericht en de verdere correspondentie. Het contactformulier gebruikt je IP-adres tijdelijk voor rate-limiting tegen spam en misbruik; het IP-adres wordt niet als onderdeel van het contactbericht opgeslagen. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een demonstratie of offerte voor te bereiden en afspraken na te komen. 3.3 Proefaanmelding Bij een proefaanmelding verwerken we: - naam van de vereniging of organisatie; - naam en e-mailadres van de contactpersoon; - IP-adres en aanvraagmoment; - status en tijdstippen van verificatie en provisioning; - een gehashte verificatietoken en de vervaldatum daarvan; - de identifier van de aangemaakte proefomgeving. We gebruiken deze gegevens om het e-mailadres te verifiëren, misbruik te beperken, de proefomgeving aan te maken en te beheren en contact op te nemen over het vervolg. De proefomgeving bevat aanvankelijk voorbeeldcontent. Gegevens die de aanvrager of uitgenodigde gebruikers daarna zelf invoeren, vallen onder de privacyverklaring van de organisatie die de proefomgeving heeft aangevraagd. 3.4 Zakelijke klantadministratie Van contactpersonen bij klanten en leveranciers kunnen we naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, offertes, contractafspraken, supportcorrespondentie, factuurgegevens en betalingsstatus verwerken. Dit is nodig om de overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, de relatie te beheren en aan fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen. 3.5 Centrale login-, sessie- en beveiligingsgegevens Om gebruikers veilig bij de juiste vereniging te laten inloggen, verwerkt het platform centraal beperkte index- en authenticatiegegevens. Het gaat onder meer om een e-mailadres met een verwijzing naar de betreffende omgeving, gehashte login- en uitnodigingstokens, koppelingen met een zelfgekozen Google- of Microsoft-account, agenda-feedindexen en sessiegegevens. Een sessie kan een gebruikers- en tenantidentifier, IP-adres, user-agent, laatste activiteit en versleutelde of geserialiseerde sessie-inhoud bevatten. Deze gegevens worden gebruikt voor authenticatie, tenantselectie, sessiebeveiliging, misbruikpreventie en het oplossen van storingen. Ze worden niet gebruikt voor advertenties of het maken van commerciële bewonersprofielen. 3.6 Activiteits- en technische gebruiksgegevens Binnen bewonersomgevingen kan worden bijgehouden wanneer iemand voor het laatst actief was, hoe vaak is ingelogd en welke onderdelen van het platform zijn bezocht. Dit ondersteunt beveiliging, functionele statusweergave, productverbetering en de berekening van zakelijke abonnementsstaffels. De inhoudelijke grondslag en transparantie richting bewoners worden mede bepaald door de klant als verwerkingsverantwoordelijke. K&M Online gebruikt deze gegevens niet om bewoners buiten Buurtgenootje te volgen. 3.7 Technische feedback en geëscaleerde meldingen Een gebruiker kan via de feedbackfunctie een technisch probleem melden. Daarbij kunnen het bericht, de bezochte URL, user-agent, browser, platform en schermresolutie worden meegestuurd. Het bestuur van de betreffende organisatie kan een melding voor technische ondersteuning doorsturen naar K&M Online. In dat geval ontvangen we ook de naam en het huisnummer van de melder, maar niet standaard diens e-mailadres. We gebruiken deze gegevens om de melding te onderzoeken, contact via het bestuur mogelijk te maken, terugkerende problemen te herkennen en de betrouwbaarheid van het platform te verbeteren. 3.8 E-mailbezorging Bij een geweigerde e-mail of spamklacht kunnen we het e-mailbericht-ID, type gebeurtenis, adres van de ontvanger, onderwerp, technische reden, ernst en tijdstip vastleggen. We gebruiken dit om onbereikbare adressen te herkennen, herhaalde bezorgproblemen te voorkomen en de e-mailvoorziening veilig en betrouwbaar te houden. 3.9 Demo-omgeving De demo is een gedeelde omgeving met fictieve gegevens en wordt in beginsel iedere nacht opnieuw gevuld. Voer daar geen echte persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of documenten in. Inhoud die een bezoeker toch in de demo invoert, kan tot de eerstvolgende reset zichtbaar zijn voor andere demobezoekers. Technische server- en beveiligingslogs kunnen langer bewaard blijven volgens de termijnen in onderdeel 7. 4. Op welke grondslagen verwerken we gegevens? ------------------------------------------------ Afhankelijk van de situatie baseren we de verwerking op: - uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen, bijvoorbeeld bij een proefaanmelding, offerte, abonnement of supportvraag; - een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht; - toestemming, wanneer die wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor browser-pushmeldingen of een vrijwillige koppeling met een externe dienst; - ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare website en dienst, misbruikpreventie, beperkte privacyvriendelijke statistiek, klantcontact, productverbetering en het vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen. Wanneer we ons op gerechtvaardigd belang baseren, wegen we dit belang af tegen de gevolgen voor betrokkenen en beperken we de gegevens tot wat noodzakelijk is. Je kunt vanwege je specifieke situatie bezwaar maken tegen een verwerking op deze grondslag. 5. Met wie delen we gegevens? ----------------------------- We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertentiedoeleinden. Voor het leveren van de dienst kunnen gegevens terechtkomen bij: - mijn.host B.V. in Amsterdam, onze hostingprovider, voor websites, databases, bestanden en back-ups; - Plausible Insights OÜ, voor cookieloze en geaggregeerde webstatistiek; - Plus Five Five, Inc. (Resend), voor het verzenden van e-mail en verwerken van bezorgstatussen; - Google of Microsoft, uitsluitend wanneer een gebruiker zelf kiest voor inloggen via die aanbieder; - de pushdienst van de gebruikte browser of het besturingssysteem, zoals Google, Mozilla of Apple, uitsluitend wanneer een gebruiker pushmeldingen inschakelt; - professionele adviseurs, accountants, verzekeraars of bevoegde autoriteiten, wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is; - een koper of opvolgende dienstverlener bij een bedrijfs- of activaoverdracht, met passende vertrouwelijkheids- en privacywaarborgen. Verwerkers krijgen alleen toegang voor hun overeengekomen taak en moeten passende beveiligings- en geheimhoudingsafspraken naleven. Eén nuance die hierbij hoort. Resend verzendt e-mail in onze opdracht en is daarvoor verwerker. Daarnaast verwerkt Resend account- en gebruiksgegevens voor eigen doeleinden, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid; volgens de voorwaarden van Resend vallen daar ook gegevens onder waarmee de afzender en ontvanger van een bericht kunnen worden vastgesteld. Voor dat deel bepalen wij niet wat er gebeurt en verwijzen we naar het privacybeleid van Resend. 6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte --------------------------------------------------- De primaire databases en bestandsopslag van het platform worden gehost bij mijn.host B.V. in Nederland. Sommige ondersteunende diensten verwerken gegevens buiten de EER. Resend is gevestigd in de Verenigde Staten en slaat volgens zijn eigen documentatie klantdata in de Verenigde Staten op. Voor doorgifte gebruikt Resend onder meer deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework en Standard Contractual Clauses. Google, Microsoft, Apple of Mozilla kunnen, afhankelijk van de gekozen dienst en regio, gegevens buiten de EER verwerken. In zulke gevallen gebruiken we een adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses of een andere wettelijk toegestane waarborg en beoordelen we waar nodig aanvullende maatregelen. 7. Hoe lang bewaren we gegevens? -------------------------------- We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Als er geen incident, geschil of wettelijke uitzondering speelt, gelden de volgende uitgangspunten: - contactformulier en losse correspondentie: tot 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact; - onbevestigde proefaanmelding: de verificatielink vervalt na 48 uur; een niet gebruikte aanmelding wordt uiterlijk ongeveer zeven dagen daarna voor verwijdering geselecteerd; - proefomgeving zonder betaald vervolg: uiterlijk 90 dagen na het einde van de proefperiode verwijderd, met vooraf een waarschuwing en exportmogelijkheid; - sessie: standaard tot twee uur na de laatste activiteit, waarna de sessie verloopt en volgens de periodieke opschoning wordt verwijderd; - verlopen eenmalige login- en verwijdertokens: na afloop via periodieke opschoning verwijderd; - webserver- en beveiligingslogs: in beginsel maximaal 30 dagen, langer alleen wanneer nodig voor onderzoek naar een concreet incident of rechtsvordering; - technische feedback die naar K&M Online is doorgestuurd: maximaal 24 maanden na afhandeling; - e-mailbezorgfouten: maximaal 12 maanden na afhandeling; - contract- en supportadministratie: tijdens de overeenkomst en in beginsel maximaal vijf jaar daarna, tenzij een langere termijn nodig is voor een lopend geschil; - facturen en andere fiscaal relevante administratie: zeven jaar; - productieomgeving na een betaald contract: uiterlijk 90 dagen na het einde van de overeenkomst, nadat de exporttermijn is verstreken; - roterende back-ups: maximaal 14 dagen in de back-ups die wij zelf maken. Onze hostingprovider kan daarnaast back-ups van de serveromgeving bewaren, tot maximaal 90 dagen. Daardoor kan een verwijderd gegeven nog tijdelijk in een afgeschermde back-up voorkomen. Een back-up wordt alleen gebruikt voor herstel en het gegeven verdwijnt in beide gevallen bij normale rotatie. Geaggregeerde statistieken die niet meer tot een persoon herleidbaar zijn, kunnen langer worden bewaard. Als een wettelijke bewaarplicht, beveiligingszaak of rechtsvordering een langere termijn vereist, bewaren we alleen wat daarvoor nodig is. 8. Hoe beveiligen we gegevens? ------------------------------ We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en risico's van de verwerking. Voorbeelden zijn een afzonderlijke database per vereniging, versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, eenmalige inlogcodes, gehashte tokens, tweefactorauthenticatie en een kortere sessieduur voor het beheerportaal, tenantgebonden sessies, rate-limiting, ondertekende webhooks, back-ups buiten de webroot en foutlogging die op onze eigen server blijft. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik, verlies van een token of een beveiligingsprobleem, meld dit dan zo snel mogelijk via info@buurtgenootje.nl. 9. Jouw privacyrechten ---------------------- Je kunt, voor zover de AVG dit recht in jouw situatie geeft, vragen om: - inzage in je persoonsgegevens; - correctie van onjuiste of onvolledige gegevens; - verwijdering van gegevens; - beperking van de verwerking; - overdracht van gegevens in een gangbaar formaat; - bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang; - intrekking van eerder gegeven toestemming. Dit heeft geen terugwerkende kracht. Stuur je verzoek naar info@buurtgenootje.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen, maar vragen niet meer dan nodig. We reageren in beginsel binnen één maand. Gaat je verzoek over inhoudelijke bewonersgegevens in de omgeving van je VvE, vereniging of corporatie? Neem dan eerst contact op met het bestuur of de organisatie. Die partij is daarvoor doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen die organisatie als verwerker bij de afhandeling. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. 10. Cookies en vergelijkbare technieken ---------------------------------------- De marketingsite gebruikt geen advertentie- of trackingcookies. Plausible werkt zonder cookies of opslag in de browser. De besloten applicatie gebruikt wel functionele cookies die nodig zijn voor sessiebeheer, inloggen en bescherming tegen vervalste verzoeken. Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Kies je zelf voor een externe inlog- of pushdienst, dan kan die aanbieder onder zijn eigen voorwaarden cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. 11. Minderjarigen ----------------- De zakelijke website en proefaanmelding zijn niet gericht op kinderen. Een bewonersaccount is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Als een klant in een bijzondere situatie accounts aan jongere bewoners wil aanbieden, moet die klant vooraf zelf een passende grondslag, ouderlijke toestemming en duidelijke informatie regelen. 12. Geautomatiseerde besluitvorming ----------------------------------- K&M Online neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking van de gegevens die in deze verklaring staan. Technische filters kunnen wel tijdelijk een aanvraag of verzoek begrenzen om spam en misbruik te voorkomen; neem contact op als je denkt dat dit onterecht gebeurt. 13. Wijzigingen --------------- We passen deze verklaring aan wanneer onze dienst, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat op buurtgenootje.nl. Bij een wezenlijke wijziging die bestaande klanten of bewoners direct raakt, informeren we de betreffende organisaties zodat zij hun bewoners zo nodig kunnen informeren. Vragen over deze verklaring kun je sturen naar info@buurtgenootje.nl.